บริษัทชั้นนำรายใหญ่ 3 บริษัท ได้แก่ บริษัท General Motor, บริษัท Commins Emgine และบริษัท Wal-Mart ได้กล่าวกับตัวแทนจำหน่ายว่า “เราจะก้าวไปข้างหน้ากับระบบ EDI” ผู้จัดการด้านการจัดจำหน่ายของบริษัท Commins Engines ระบุว่า “เราคงจะไม่มีเหตุผลใดที่จะอธิบายถ้าไม่ก้าวไปกับระบบ EDI” และบริษัท Wal-Mart ได้มีนโยบายที่ชัดเจนและหนักแน่นว่า ถ้าผู้ขายปัจจัยการผลิต (Supplier) รายใดปฏิเสธการเชื่อมต่อกับระบบ EDI ผู้ขายปัจจัยการผลิตรายนั้นจะถูกตัดออกไป ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange (EDI)) เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นวิธีการสื่อสารชนิดหนึ่งที่สามารถให้การแลกเปลี่ยนเอกสารข้อมูลด้านการค้าขายจริง ๆ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งของ ใบรายการส่งสินค้า และธุรกรรม (Transaction) ต่าง ๆ สามารถส่งผ่านระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง เมื่อไม่นานมานี้ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ได้กลายเป็นสื่อเชื่อมระหว่างองค์กรภายในกับผู้ขายปัจจับการผลิตรายต่าง ๆ รองจากประธานบริษัท IBM กล่าวว่า “การดำเนินธุรกิจโดยปราศจากระบบ EDI จะเป็นเสมือนกับการดำเนินธุรกิจที่ไร้โทรศัพท์” Arthur D.Little ซึ่งเป็นที่ปรึกษาของบริษัทได้ทำการศึกษาในปี ค.ศ.1980 เกี่ยวกับอุตสาหกรรมร้านขายของชำ และเขาได้กระตุ้นให้เห็นถึงประโยชน์ของระบบ EDI อย่างแพร่หลาย จนกระทั่งอาจกล่าวได้ว่า “ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ประชาชนได้ค้นพบแล้วว่า ระบบ EDI เป็นสิ่งสำคัญที่คนจะต้องเรียนรู้เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดี”
ก่อนปี ค.ศ.1980 มีเพียงไม่กี่บริษัทที่ทำงานด้านระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) อย่างจริงจัง หนึ่งในบรรดาบริษัทเหล่านั้น คือ บริษัท Yellow Freight ในเมือง Kansas ซึ่งได้พยายามขายแนวความคิดเกี่ยวกับระบบ EDI เป็นเวลา 10 ปีมาแล้ว ผู้จัดการด้านระบบสารสนเทศ (MIS) ได้กล่าวไว้ ณ บริษัท Yellow Freight นี้ว่า “ประชาชนได้รู้จัก EDI แล้ว ในฐานะผู้ทำหน้าที่ด้านเทคนิค ซึ่งระบบ EDI เป็นสิ่งที่มีความสำคัญแตกต่างจากสิ่งที่พวกเขาได้ทำกันมาในอดีต” ดังนั้นพวกเขาจึงเกิดความลังเลใจที่จะทุ่มเทกับสิ่งที่อาจจะเป็นแค่ความฝันที่ส่งไปตามสาย แต่ว่าขณะที่ระบบ EDI เริ่มแพร่ขยายไปทำให้เกิดประโยชน์ในด้านต่าง ๆ โดยเฉพาะการประหยัดค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนผู้สังเกตการณ์ด้านอุตสาหกรรมหลายคนรู้สึกว่าเป็นเพราะการวิจัยที่ปรึกษา Authut D.Little (ADL) ที่ผลักดันให้ระบบ EDI แพร่หลาย บทสรุปของการวิจัยครั้งนี้คือร้านขายของชำทั่วไปจะประหยัดเงินถึงหนึ่งในสามส่วนของพันล้านดอลลาร์ต่อปีได้ ถ้าเพียงครึ่งหนึ่งของร้านชำดังกล่าวหันมาใช้ระบบ EDI ผลการวิจัยครั้งนี้มีผลทำให้ประชาชนให้ความสนใจกันอย่างกว้างขวาง
เนื่องจากระบบ EDI สามารถประหยัดค่าใช่จ่ายได้เป็นจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในงานหนังสือ ระยะเวลาจัดการที่สั้นลง และความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก็ลดน้อยลงด้วย อย่างไรก็ดีตัวแทนจำหน่ายที่ใช้ระบบ EDI นั้นยังมีความมุ่งหวังให้ได้รับใบสั่งซื้อมากยิ่งขึ้น เพราะมีความสะดวกและรวดเร็ว บริษัทที่ใช้ระบบ EDI มักจะได้เปรียบด้านการแข่งขัน เนื่องจากปัจจัยหลัก คือ การส่งผลิตภัณฑ์ที่รวดเร็วนั่นเอง ผู้จัดการฝ่ายผลิตในอุตสาหกรรมผู้หนึ่งได้กล่าวว่า “ระบบ EDI ไม่ใช่สิ่งที่ต้องรอให้ถึงเวลาแล้วค่อยนำมาใช้ แต่ EDI เป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องมีและต้องใช้”
อย่างไรก็ตามได้มีหลายบริษัทที่เร่งนำระบบ EDI มาใช้ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องง่ายนักที่จะทำเช่นนั้น เพราะว่าการพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับ EDI เพื่อการทำธุรกรรมต่าง ๆ นั้นต้องใช้เวลานาน จากการศึกษาพบว่า ซอฟต์แวร์สำหรับงานชิ้นหนึ่งมีราคาถึง 100,000 ดอลลาร์ ซึ่งถือว่าเป็นราคาที่แพงมากทั้งที่เป็นเพียงโปรแกรมเพื่อใช้งานในเชิงการป้อนข้อมูล และประมวลผลการซื้อ-ขายสินค้าเท่านั้น
หลายบริษัทร่วมทั้งบริษัท Wal-Mart ไม่มีความหนักใจกับการลงทุนด้านระบบ EDI เนื่องจาก บริษัท Wal-Mart ได้พัฒนาเครือข่าย EDI ที่แพงมากที่สุดแห่งหนึ่งในอุตสาหกรรมร้านค้าปลีก โดยเฉพาะในปี ค.ศ.1992 Wal-Mart ได้บอกตัวแทนจำหน่ายที่ยังลังเลใจว่าจะเชื่อมต่อกับระบบ EDI จะมีผลต่อธุรกิจเพราะจะช่วยให้ต้นทุนกระบาวนการสั่งสินค้าของบริษัทลดลง และยังช่วยให้บริษัทรักษากลยุทธ์ด้านต้นทุนการผลิตไว้ได้ด้วย
ในระหว่างช่วงปี ค.ศ.1990-1999 ระบบ EDI ได้รับการยอมรับและเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำธุรกิจมาตรฐานการสื่อสารข้อมูลที่ชื่อว่า x.12 เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในสหรัฐอเมริกา และจัดเป็นมาตรฐานประเภท EDIFACT ซึ่งได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางในทวีปยุโรป มาตรฐานดังกล่าวทำให้การใช้งานระบบ EDI ง่ายยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับบริษัทที่จะพัฒนาเครือข่าย EDI กับตัวแทนจำหน่าย นอกจากนี้ระบบ EDI ยังได้รับการคาดหวังว่าจะสามารถใช้ได้ภายในหน่วยงานและองค์กรอื่นอีกด้วย เช่น ช่วยลดงานด้านเอกสารระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกตัวแทนจำหน่าย นอกจากนี้กรรมวิธีการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ [Electronic Fund Transfer (EFT)] ร่วมกับระบบ EDI จะทำให้การเบิกจ่ายเงินระหว่างองค์กรหลักกับตัวแทนจำหน่ายเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบเดิม
ปัญหาและข้ออภิปราย
1. ให้ท่านอธิบายว่าธุรกรรมภายในองค์การประเภทใดบ้างที่ต้องใช้ระบบ EDI พร้อมทั้งกล่าวถึงการใช้และไม่ใช้ระบบ EDI สำหรับธุรกรรมที่ท่านได้ยกตัวอย่างมานั้นว่ามีผลดีและผลเสียอย่างไร
ตอบ ธุรกรรมทุกประเภทสามารถที่จะนำระบบEDI เข้าไปใช้ในการช่วยเหลือด้านการลงทุนได้ เช่น ธุรกรรมของบริษัท Wal-Martอุตสาหกรรมร้านค้าปลีกที่นำระบบมาใช้ในการช่วยลดต้นทุนกระบวนการสั่งสินค้าลดลง ซึ่งมันใช้ได้ผลดีมาก แต่ในทางตรงข้ามกันเขานั้นต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบEDI เป็นจำนวนเงินถุง 100,000ดอลล่า ซึ่งถือว่าแพงมากสำหรับซอฟแวร์ สะดวกรวดเร็วกว่าระบบเดิมด้วย
2. การรวมระบบการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) เข้ากับระบบ EDI จะมีผลอย่างไร
ตอบ หากมีการรวมระบบการโอนเงิน(EFT) กับ EDI เข้าด้วยกัน ระบบEDIนั้นจะทำให้มีการโอนเงินระหว่างธนาคารได้อย่างสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย รวมทั้งมีความแม่นยำในการทำงานสูงมากกว่าปกติ เพราะระบบนี้เป็นระบบที่ทำหน้าที่แลกเปลี่ยนข้อมูลโดยตรงอยู่แล้ว และการโอนเงินคล้ายการแลกเปลี่ยนข้อมูลดังนั้นการรวมระบบจึงคาดว่าจะสามารถนำไปใช้ได้เป็นอย่าง
3. จงบอกแนวทางที่ระบบ EDI จะสามารถช่วยเหลือให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
ตอบ ระบบEDIนั้นสามารถช่วยเหลือการทำงานในระบบได้ดีมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่นจากการวิจัยที่ปรึกษา Authut D.Little (ADL) ที่ผลักดันให้ระบบ EDI แพร่หลาย ได้พบว่าระบบนี้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้หนึ่งในสามส่วนและสามารถประหยัดค่าใช่จ่ายได้เป็นจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในงานหนังสือ ระยะเวลาจัดการที่สั้นลง และความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก็ลดน้อยลงด้วย
4. ระบบ EDI สามารถใช้ติดต่อกับตัวแทนจำหน่ายได้อย่างไร
ตอบ ในระหว่างช่วงปี ค.ศ.1990-1999 ระบบ EDI ได้รับการยอมรับและเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำ
ธุรกิจมาตรฐานการสื่อสารข้อมูลที่ชื่อว่า x.12 เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในสหรัฐอเมริกา และจัดเป็นมาตรฐานประเภท EDIFACT ซึ่งได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางในทวีปยุโรป มาตรฐานดังกล่าวทำให้การใช้งานระบบ EDI ง่ายยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับบริษัทที่จะพัฒนาเครือข่าย EDI
กับตัวแทนจำหน่าย ซึ่งจากการพัฒนาตรงนี้ทำให้สามารถติดต่อกับตัวแทนจำหน่ายได้
5. ท่านคิดว่าระบบ EDI ช่วยสร้างศักยภาพในการแข่งขันในอุตสาหกรรมได้อย่างไร
ตอบ ระบบEDI สามารถช่วยในการพัฒนาอุตสาหกรรมการผลิตได้เป็นอย่างมากเพราะระบบนี้สามารถช่วยลดต้นทุนในผลิตได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคอุตสาหกรรมจากตัวอย่างเช่นบริษัทWal-Mart ได้พัฒนาเครือข่าย EDI ที่แพงมากที่สุดแห่งหนึ่งในอุตสาหกรรมร้านค้าปลีกซึ่งพบว่ามีผลต่อธุรกิจเพราะจะช่วยให้ต้นทุนกระบาวนการสั่งสินค้าของบริษัทลดลง และยังช่วยให้บริษัทรักษากลยุทธ์ด้านต้นทุนการผลิตไว้ได้ด้วย
6. จงยกตัวอย่างการใช้ระบบ EDI ภายในองค์การพร้อมทั้งบอกข้อดีของการใช้ระบบ EDI ภายในองค์กรด้วย
ตอบ องค์การเภสัชกรรมในฐานะที่เป็นผู้จำหน่ายยาแก่โรงพยาบาลของรัฐรายใหญ่รายหนึ่ง หากมีการนำ EDI มาใช้กับลูกค้าจะเป็นการช่วยพัฒนาระบบสาธารณสุขของประเทศได้มาก ดังจะเห็นได้ว่าประโยชน์ของการใช้ EDI นั้น นอกจากจะเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการของธุรกิจแล้ว ยังลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการดำเนินงานขั้นตอนต่าง ๆ อีกทั้งยังเป็นประโยชน์กับลูกค้าในการควบคุม สต๊อคยา กล่าวคือนอกจาก ลูกค้าจะได้รับยารวดเร็ว
( เพราะลดขั้นตอนการทำงานของทั้ง 2 ฝ่าย ) ทำให้ไม่ต้องสต๊อกยาไว้มากแล้ว ถ้าพัฒนาระบบให้สมบูรณ์เมื่อปริมาณยาในสต๊อคลดลงเท่า Safety stock แล้ว ระบบคอมพิวเตอร์จะสั่งยานั้น ในปริมาณที่ระบุไว้ในระบบไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัทผู้ผลิตยาเอง นอกจากนี้ผลพลอยได้ที่สำคัญ ก็คือสามารถมัดใจลูกค้าให้เป็นหนึ่งเดียวกับผู้ผลิตได้ แต่มีข้อเสียคือต้องใช้จ่ายในการติดตั้งเป็นจำนวนมากถึง 8หมื่นล้านบาท ยกตัวอย่างเช่นองค์การเภสัชกรรม
7. บริษัท Wal-Mart ได้พยายามบังคับตัวแทนจำหน่ายให้เชื่อมต่อระบบ EDI เข้ากับระบบของตนเองแนวคิดดังกล่าวถูกต้องหรือไม่ ท่านมีความคิดเห็นอย่างไร และท่านคิดว่าวิธีการใดที่ควรจะนำมาใช้เพื่อกระตุ้นให้ตัวแทนจำหน่ายติดตั้งการเชื่อมต่อระบบ EDI ได้
ตอบ ดิฉันคิดว่าเป็นการกระทำที่ถูกต้องที่ทางบริษัท Wal-Martได้บังคับตัวแทนจำหน่ายให้ติดตั้งระบบEDI เพราะระบบนี้จะสามารถช่วยเหลือทางบริษัทได้มาก คิดว่าทางบริษัทควรจะหาวิธีการกระตุ้นโดยการที่อาจอธิบายความสำคัญของระยะนี้แก่ตัวแทนจำหน่ายหลังจากนั้นให้มีการทดลองติดตั้งกับตัวแทนบางส่วนในขั้นต้นก่อน เมื่อทุกฝ่ายเห็นตรงกันว่ามีความสะดวกสาบายจริงและมีประโยชน์มีคุณค่าต่อการติดตั้ง คุ้มกับการลงทุน ตัวแทนทั้งหลายก้อจาเกิดความสนใจและยอมกระทำตามเอง เพราะเราได้การทดลองใช้ระบบนี้เป็นหลักฐานให้เค้าเห็นแล้ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น